Voorheen ging ik regelmatig met Excel of Word aan de gang om een nette projectstatusupdate te sturen. Enkel een stukje tekst komt tenslotte niet zo goed over als visuele indicaties en een logische indeling.
Nadeel van dit 'ontwerpen' is dat het er toch regelmatig bij in schoot en daardoor achterwege werd gelaten. Ik weet het, dat is geen goede actie als Projectmanager, maar het was wel de praktijk.

Ik kan nu snel een update aan alle gewenste stakeholders sturen, dit geeft meer rust bij de betrokkenen en laat ook nog eens zien dat ik het juiste overzicht heb.

Daarnaast vond ik het prettig dat alle functionaliteit van projectupdates al beschikbaar is voor je eerste project, gewoon gratis.
De kosten bij multi-project beheer zijn ook een schijntje t.o.v. andere projecttools. Ik ben hier jaarlijks een laag bedrag kwijt, wat qua bedrag vergelijkbaar is met maandelijkse kosten bij andere online tools. Daar zit dan ook nog eens vaak overhead aan functionaliteit bij: veel zaken die in de praktijk minder of zelfs niet gebruikt worden.

De historie gebruik ik ook om overzicht te houden van alle issues: wat de bron ervan is en welke partijen structureel hun diensten dienen te verbeteren.
Een aantal stakeholders schrokken er zelfs van dat door hun toedoen de status regelmatig minder positief was. Dit overzicht in tijd gaf hun de extra trigger om kwaliteitsverbeteringen door te voeren.

En wat ik totaal niet verwacht had: door het versturen van deze kwalitatieve projectupdates heb ik al 2 grote projecten erbij gekregen. Wat het leveren van extra inzicht en overzicht allemaal tot gevolg kan hebben...


Jean Mertens
Freelance Projectmanager